1 BOARD CHARTER 1. Introduction These Board Rules…

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    1. Introduction
    These Board Rules of Procedure set out the authority, roles and responsibilities of the members of the Board of Directors ( “Board” and each such member a “Director”), composition and guiding principles for smooth functioning and management of the Board of Commerce Equitable Afrique Limited (“ FTA ” or the “Company”).
    These Rules of Procedure are to be read in conjunction with the Memorandum & Articles of Association of the Company (the “Constitution”) from which the Board derives its authority and power.
    2. Corporate Governance
    Each of the Directors will be expected to be fully committed to high standards of corporate governance, which includes, amongst others, embracing the following principles:
     To observe the provisions of the Constitution and the resolutions adopted by the general meetings (“General Assemblies”) of the Company and those resolutions adopted by the general meeting and/or the Board of Directors of Fairtrade International (the “Association”), where applicable to the Company;
     To observe high standards and principles of ethical and moral behavior, including, without limitation, those as laid down, from time to time, in the Fairtrade Organization Code applicable throughout the Fairtrade System;
     To act in, and duly recognize, the best interests of stakeholders, in particular the interests of the African Fairtrade certified producers (the “Producers”, which term includes, without limitation, workers and miners);
     To ensure that the Company acts as a good corporate citizen;
     To disclose accurate, adequate and timely information so as to allow stakeholders to make informed decisions;
    To ensure disclosure of all matters pertaining to corporate governance.
    3. Structure and Composition of the Board
    3.1 Structure
    a) The Board is a link between the Producers and the Company. The Company should be headed by an effective Board which can offer strategic guidance, both lead and control it and be accountable to the Producers and the stakeholders.
    b) The Board will at all times consist of:
    i. 4 (four) Directors elected at the Company`s Annual General Assembly, following the process defined by the Company’s Nominations Committee (“NC”). Each of the said four Directors shall be elected by the General Assembly from amongst the 4 (four)
    nominees drawn from each of the 4 (four) Regional Producer Congresses (each a “Congress”), i.e. 1 (one) Director to be elected from each Congress.;
    ii. 3 (three) independent Directors who possess knowledge, skills or experience relevant to the business of the Company. They are to be appointed by the General Assembly from amongst the applicant candidates reviewed by the NC.
    iii. 1 (one) of the Directors as per i.or ii. above shall be nominated by the Company`s Board to represent the Company at Fairtrade International`s Board.
    iv. At least 1(one) of the Directors as per i. above shall represent workers employed by FLO certified Hired Labor Producer organizations.
    v. At least 1 (one) of the Directors as per i. above shall represent certified small Producers’ organizations.
    c) At the General Assembly, all the first Directors shall resign but shall be eligible for re- election if nominated by a Congress.
    d) Directors shall avail of the competencies required of a Director, including without limitation educational qualifications, professional experience and personal qualities (as set forth in the Terms of Reference of the NC) and shall make this available to the Congresses.
    e) The maximum number of total Directors shall not exceed 7 (seven), provided that the Company may from time to time, by special resolution, increase or reduce the number of Directors and may also determine the procedures for appointment, retirement and rotation of Directors.
    f) Within the Board, no gender will exceed 2/3 (two thirds).
    g) The Board shall elect its own Chair from its membership.
    3.2 Tenure
    a) Subject to b) below, directors shall serve for a term of three years and may serve a maximum of two successive terms. A person who has held office of Director for six years continuously shall retire for a period of at least three years before being eligible for re-election.
    b) For purposes of continuity of the Board’s work, there will be a rotation of the Board’s membership as follows :
    i. At the first Annual General Assembly and at the Annual General Assembly to be held in every subsequent year, 1/3 (one-third) of the members of the Board for the time being, or, if their number is not a multiple of three, then the number nearest to one third, shall retire from office.
    ii. The members of the Board to retire shall be those who have been longest in office since their last election or appointment. As between members of equal seniority, the members to retire shall in the absence of agreement be selected among them by lot. The length of time a member has been in office shall be computed from his or her last election or appointment. A retiring member of the Board shall be eligible for re-election unless he/she has served the maximum period allowed.
    iii. The Company may, at the meeting at which a member of the Board retires in the manner as aforesaid, fill up the vacated office by electing a person thereto, and, in default , the retiring member shall, if offering him- or herself for re-election, be deemed to have been re-elected or re-appointed, unless at such meeting it is expressly resolved not to fill such vacated office, or unless a resolution for the re-election or re-appointment of such a member shall have been put to the meeting and lost.
    4. Role of the Board
    The Board is the governing body of the Company and as such is responsible strategic guidance of the Company and, through the Company`s Chief Executive Officer (“ED”), the management of the Secretariat.
    The Board’s primary role is to develop long-term directions and goals for the Company and its Secretariat, consistent with section 2. above, based on the mission of the Company and the Fairtrade System as a whole which is to empower Producers to combat poverty, strengthen their position and to empower them to take more control over their lives, to help connect disadvantaged Producers and consumers and to promote fairer trading conditions and to develop and monitor strategies and policies to achieve these long-term goals.
    While the Board is in charge of all matters relating to the Company, it is also responsible for supporting and overseeing the ED who manages the Secretariat pursuant to section 7.d) below, and for defining the roles and responsibilities of the ED. The Board, however, always retains ultimate legal authority over the management of the Secretariat.
    In performing its role, the Board should act at all times:
    a) in recognition of its overriding responsibility to act honestly, fairly and in accordance with law in meeting the principal objects the Company as stated in the Constitution, and in serving the interests of the Company, the Producers, the Company’s employees, stakeholders and the general public;
    b) in a manner designed to create and continue to build a sustainable and successful organization;
    c) in accordance with the duties and obligations imposed upon them by the Constitution and the law; and
    d) with integrity and objectivity, consistently with the ethical and other standards set out in the Company’s and the Fairtrade System’s corporate governance policies and codes of conduct.
    5. The Responsibilities of the Board
    The responsibilities of the Board include, in particular:
    a) setting the direction, strategies and financial objectives of the Secretariat of the Company;
    b) oversight of all sub-committees established and bodies appointed by the Board (including Finance & Audit Risk Committee , Governance Committee, Nominations Committee and HR & Appeals Committee:
    c) oversight and monitoring of the Secretariat, including its control and accountability systems;
    d) defining the roles and responsibilities of the ED and overseeing his or her performance by ensuring effective recruitment, appointment, termination, remuneration and performance appraisal against agreed annual objectives ;
    e) monitoring compliance of the ED and the Secretariat with the Company’s regulatory requirements and ethical standards;
    f) over-viewing and approving the Secretariat management's internal policies, strategy and performance objectives;
    g) proposing to the General Assembly and monitoring the implementation of the Company’s policies, strategy and performance objectives;
    h) identifying risks faced by the Company and taking reasonable steps to ensure that appropriate systems of risk management and internal compliance and control are in place to manage and, to the extent reasonably possible, reduce the impact of these risks;
    i) establishing the Company’s corporate governance and legal compliance systems as well as monitoring compliance with those systems;
    j) supervising and monitoring the Company’s finances and the development of financial policies to ensure adequate funding of the Company to meet its objectives;
    k) oversight of the Company’s overall fundraising strategy;
    l) approving the Secretariat’s budget and monitoring financial and other reporting so that financial results are appropriately and accurately reported on a timely basis in accordance with all legal and regulatory requirements;
    m) deciding on any matter which is in excess of the discretions or limits that have been delegated from time to time to the Secretariat’s senior management; and
    n) reviewing on a continuing basis the Board`s and the ED`s succession planning.
    In performing its responsibilities and functions, the Board may delegate any of its powers to a Board Committees ( each a “Committee”) and/or to other persons in accordance with the Constitution.
    6. Board Committees
    a) The Board may delegate any of its powers to a Committee, each including at least one Director (excluding the Chair) except for technical committees which do not require the inclusion of a Board Director, providing that the Terms of Reference are clearly defined
    and approved by the Board and that decisions of the Committee are ratified by the Board.
    As a minimum, the Board must establish:
    i. Finance & Audit Risk Committee;
    ii. Governance Committee;
    iii. Nominations Committee; and
    iv. HR & Appeals Committee.
    Once approved by the Board, the formal Terms of Reference setting out the objectives, scope and administration of each Committee shall be deemed attached to these Rules of Procedure. Each committee's powers and procedures are governed by the Company’s Constitution and the relevant Committee Terms of Reference, as approved by the Board. All Committee Terms of Reference are to be reviewed by the Board at least every two years.
    b) The Board retains responsibility for all decisions of Committees and may impose conditions when delegating its powers and it may revoke or alter such conditions or delegate such power to its Chair at any time.
    c) Committees shall report on their activities and proceedings regularly and whenever asked to do so by the Board or its Chair.
    d) Board Committees will be free to take independent professional advice as and when necessary and to invite senior management of the entities in the Company to provide technical advice when needed.
    e) Each of the Board Committees shall undertake an annual review of their objectives and activities. The objectives and activities of the committees shall also be reviewed by the Board and by any other parties that the Board deems appropriate.
    7. Individual Roles
    a) Chair
    The Board must elect and appoint a chairperson (“Chair”) from amongst the Directors. The Chair's responsibilities include:
    i. Ensuring that, when all Board members take office, they undertake appropriate induction covering the terms of their appointment, their duties and responsibilities;
    ii. proposing and guiding the agenda and conduct of each Board meeting, by convening and acting as Chair of those meetings;
    iii. ensuring orderly decision-making processes according to the Constitution and in line with Kenyan and other applicable law;
    iv. ensuring any proposals are clearly announced, recorded in writing, votes counted and all decisions accurately recorded in the minutes;
    v. inviting, as appropriate, any person who is not a Director (in the case of Board meetings) or any other person who is not a Producer or Director (in the case of
    General Assemblies) to attend and speak at a Board meeting or General Assembly, respectively;
    vi. providing appropriate leadership to the Board in fulfilling its duties;
    vii. ensuring there are processes and procedures in place to evaluate the performance of the Board, its committees and the Directors;
    viii. maintaining a register of Directors` potential conflicts of interest with the Company’s business;
    ix. maintaining a regular dialogue with the ED; and
    x. representing the Company and the Board to the wider Fairtrade movement, at formal functions and before the general public.
    b) Vice-Chair
    The Board may elect and appoint a Vice-Chair from amongst its members. The Vice-Chair will substitute the Chair when absent or when the position of Chair, for whatever reason, becomes vacant, until the Board has elected a new Chair, including assuming all the responsibilities described in a) above. The Vice- Chair may take on additional responsibilities from time to time as determined by the Board. The Chair may from time to time delegate specific responsibilities of the Chair to the Vice- Chair.
    c) Treasurer
    The Treasurer, as member of the Board, is directly responsible and accountable for the finances of the Secretariat and for overseeing the finances of the Company.
    The Treasurer’s responsibilities include:
    i. serving as Chair of the Finance & Audit Risk Committee;
    ii. overseeing the development and observation of the financial policies and procedures of the Secretariat and of the financial policies and procedures of the Company;
    iii. responsibility and accountability for the management and reporting of the finances of the Secretariat and the Company ;
    iv. keeping the Board regularly informed of key financial events, trends, concerns, and assessment of fiscal health;
    v. ensuring the completion of required financial reporting forms in a timely fashion and making these forms available to the Board;
    vi. in cases where the Board is legally represented on financial issues, to be one of the two signing Board members or to have delegated this authority to another Board member.
    Should both the position of Chair and Vice-Chair, for whatever reason, become vacant, the Treasurer shall take over the functions of the Chair until the Board has elected a new Chair.
    d) Chief Executive Director (ED)
    The ED is responsible for the administration of the Secretariat in its day-today operations and supports the Board in managing the Company. He or she is accountable to the Board.
    The ED's responsibilities include:
    i. Developing business plans, budgets and strategies for consideration by the Board and, to the extent approved by the Board, implementing these plans, budgets and strategies as well as implementing the Board`s resolutions;
    ii. managing the Company in accordance with the plans and policies approved, and the resolutions made, by the Board;
    iii. identifying and managing operational risks on a daily basis and, where those risks could have a material impact on the Company and/or the Fairtrade System, formulating strategies for managing these risks for consideration by the Finance & Audit Risk Committee and the Board;
    iv. managing the Company’s current financial and other reporting mechanisms as well as its control and monitoring systems to ensure that these mechanisms and systems capture all relevant material information on a timely basis and are functioning effectively;
    v. monitoring organizational compliance with all relevant legislation and regulations;
    vi. managing the financial position of the Company;
    vii. providing appropriate leadership of and direction to the staff of the Secretariat, including setting standards and evaluating performance;
    viii. ensuring that the Board and its various committees are provided with sufficient information on a timely basis to enable the Board and those committees to fulfil their governance responsibilities;
    ix. bringing to the Board's and any committee's attention all material matters affecting the Company or the Fairtrade System; and
    x. representing and promoting the Company and its objectives in the general public.
    The ED is authorized to delegate such of the powers conferred on the ED as the ED deems appropriate.
    e) Individual Board Members
    Each Board member is responsible for the overall governance of the Company within the Board framework. Each Board member has an individual responsibility to the Board to ensure that the Board is fulfilling its responsibilities. Each Board member is obliged to carry out its functions in accordance with the following duties:
    i. Take reasonable care and diligence in the performance of its office;
    ii. when making decisions as a Board member he or she shall:
     make it in good faith and for a proper purpose;
     without a material interest in the subject matter of that decision;
     having informed himself or herself about the subject matter of the decision to the extent reasonably believed to be appropriate; and
     rationally believe that the decision is in the best interests of the Company and the Fairtrade System as a whole;
    iii. act in good faith and act honestly in the best interests of the Company with the level of skill and care expected of a Board member of a leading non-profit organization;
    iv. owe a primary fiduciary duty to the Company;
    v. shall not improperly use its position (or information it has been privileged to because of that position) to gain an advantage for him- or herself or someone else, or to cause detriment to the Company or the Fairtrade System;
    vi. owe a fiduciary duty not to place him-/herself in a position where his /her duty to the Company conflicts with some other duty or where they have a conflict of interest;
    vii. shall to its best abilities prevent the Company from becoming insolvent and file for insolvency at the appropriate point in time; and
    viii. maintain strict confidentiality in relation to information provided to her/him in relation to the Company`s and the Fairtrade System’s business, including the deliberations made by the Board. This applies not only during the course of membership in the Board but also after termination of such term. This non-disclosure obligation covers, by way of example, such matters as knowledge of farmer groups, traders and licensees businesses, business contacts and policies and procedures. Board members may not disclose or use for another organization or individual benefit any confidential information that he/she has access to in his/her role as Board member. All papers and records are the property of the Company and shall not be distributed to other people.
    In addition to these duties, a Board member's responsibilities include:
    ix. attend Board meetings;
    x. be familiar with and provide a perspective, in a timely fashion, on Board matters including Board papers, contribution to Board papers and meetings, and on issues which arise between Board meetings;
    xi. contribute the Board member's particular expertise, experience and skill to th Company as identified on the Board member's appointment;
    xii. participate in the working of ad hoc and standing Committees as required and appropriate to the Board member's expertise;
    xiii. encourage and support the other Board members and the staff of the Company ;
    xiv. host, arrange and attend donor and publicity events for the Company when near the Board member's residence or associated with a Board meeting;
    xv. establish and maintain significant contacts for the benefit of the Company and the Fairtrade System in the Board member's areas of activity and interest.
    f) Autonomy of Board Members
    Persons appointed to the Board serve the Company and are not agents of Producers or any other organizations that (individually or collectively) nominated them for election to the Board.
    The Board thus assesses each Board member to decide whether he or she is able to act in an autonomous manner, free of extraneous influences that could materially interfere with independent judgement on Company matters.
    Each Board member will, as far as practically possible, minimize the possibility of any conflict of interest with the Company by restricting involvement in other businesses that would be likely to lead to a conflict of interest.
    The Board will have regard to all of the particular circumstances, attributes, interests, and relationships of the particular Board member and make a decision as to whether that Board member is able to act autonomously, that is, in a manner that is independent of undue influence. That determination is to be made at the time the Board member is appointed and, thereafter, at any other time the Board believes facts and circumstances warrant it.
    Any decision by the Board as to whether a set of circumstances enables a Board member to act autonomously, i.e. in a manner independent of undue influence or otherwise, is conclusive and all Board members will abide by that decision.
    g) Company Secretary
    The Board shall ensure that the Company always has a qualified and competent secretary (“Company Secretary”) who must have the requisite knowledge and experience necessary to undertake the statutory duties and responsibilities of the post and advise the Board. The Company Secretary shall be a member of the Institute of Certified Public Secretaries of Kenya.
    The Company Secretary shall be appointed by the Board upon such terms and conditions as to remuneration and otherwise as the Board thinks fit. The Company Secretary is accountable to the Chair.
    The Company Secretary is responsible for facilitating the Company’s corporate governance processes and giving practical effect to the Board's decisions. All Board members have a right of access to the Company Secretary.
    The Company Secretary's responsibilities include:
    i. maintaining the register of Members of the Company, and giving written notice of acknowledgement of membership and receiving written notices of resignation for membership;
    ii. notifying Board members in writing in advance of a meeting of the Board or convening a meeting of the Board, whenever a Board member submit such a request to the Directors or the Company Secretary;
    iii. ensuring that the agenda and Board papers are prepared and forwarded to Board members prior to the Board meeting;
    iv. recording, maintaining and distributing the minutes of all Board and Board Committee meetings as required; maintaining a complete set of Board papers at the Secretariat;
    v. ensuring the preparation of and attending all annual and extraordinary General Assemblies of the Company;
    vi. recording, maintaining and distributing the minutes of all General Assemblies of the Company;
    vii. overseeing the Company’s compliance program and ensuring that all the Company’s legislative obligations are met;
    viii. ensuring that all requirements of regulatory bodies are fully met;
    ix. providing counsel on corporate governance principles and Board member liability;
    x. maintaining, updating and ensuring that all Board members have an up-to-date copy of these Board Rules of Procedure and associated governance documentation;
    xi. maintaining the complete list of the Delegations of Authority;
    xii. any other services the Chair or Board may require.
    8. Meetings
    a) Frequency of Meetings
    The Board will meet no less than twice per year and may hold any additional meetings or convene through teleconferencing as deemed required or appropriate. It must hold at least 1 (one) physical meeting annually. The Chair shall, on the request of at least half of the Board members, convene an extraordinary meeting of the Board.
    Committees will generally meet on a quarterly basis, unless otherwise agreed. Where Board and Committee meetings are scheduled for the same month, where possible, Committee meetings will precede the Board meeting by at least one week so as to allow the circulation of the minutes of the Committee meeting prior to the Board meeting.
    b) Notices and Agenda of Meeting
    The ED, in consultation with the Chair of the Board, will establish a draft of the agenda for each Board meeting. The Board members shall receive a written notice regarding the date, location and general business to be discussed (in particular draft agenda) at least [28 (twenty eight)] days prior to the scheduled meeting.
    The Directors shall liaise with the Chair for including matters in the agenda that he/she deems relevant and necessary to be discussed at a Board meeting as and when required, including requests for any resolution to be passed.
    The Chair shall propose the agenda for each meeting at least 14 (fourteen) days in advance of the meeting, taking account of any proposals on matters for discussion or any request for a resolutions submitted by any of the Board members. The ED will ensure that all adequate information on all relevant issues is provided to all Board members prior to the meeting, i.e., where possible and time permits, at least 7 (seven) days prior to the meeting.
    The Board shall agree the agenda for each meeting at the commencement of that meeting. Additional agenda points may be added to the agenda at the outset or during the meeting, provided that no Board member objects to such additions.
    c) Types of Agenda Items
    The agenda shall clearly categorize the agenda items which are for decision and which are for information only. Proposed resolutions “for decision” shall be worded in a manner allowing for a “yes” or “no” vote. In the case of agenda items “for information”, the Board normally only takes note of or thanks for the information provided, or congratulates for a task or project completed, and does thus not take any formal decisions on such items. The Board may, however, decide to change the proposed category in the course of its deliberations. Furthermore the Board may “endorse” the commencement or continuation of work on a specific subject which was submitted to
    the Board “for information”, but without prejudicing in any way its final decision on the subject at a later stage.
    d) Conduct of Meeting
    The Chair will act as Chair of every Board meeting. The Board members shall elect one of the Board members present to act as Chair where a Chair or Vice-Chair has not been appointed by the Board or if the Chair or Vice-Chair is not present within 20 minutes after the time appointed for the holding of the meeting or does not wish to chair the meeting.
    In order for a resolution of the Board to be valid, a quorum of Board members must be present as determined by the Constitution, which, pursuant to Part 2, Section 13 of the Constitution, includes at least half the number of Directors in office at the time of the meeting. (Should the total number of Directors not be an even number, then the requirement for a quorum shall be rounded up to the next whole number.
    Meetings may be held using any technology that permits each Board member to communicate with the other Board members.
    The proper conduct of meetings of the Board is the responsibility of the Chair. The Chair may delegate specific agenda items to another Board member.
    In addition to exercising the powers, which are conferred upon him/her by the Constitution and elsewhere in the present Rules of Procedure, the Chair shall open and close each meeting of the Board. He/she shall direct the discussions, ensure observance of these Rules of Procedure, accord the right to speak, put resolutions to a vote by repeating the wording of the resolution and announce decisions by stating the amount of votes in favor, against and abstentions. He/she shall rule on points of order and, subject to the present Rules of Procedure, shall control the proceedings and the maintenance of order.
    Before the end of each meeting, the Chair shall suggest to schedule the next meeting. The Chair shall call upon speakers in the order in which they signify their wish to speak.
    For the convenience of the discussion, the Chair may limit the time to be allowed to each speaker. The consent of the Chair shall be obtained whenever an observer wishes to address the Board.
    The working language of the Board shall be English. The Board may accept or produce documents in other languages where required by law, or feasible and necessary in the judgement of the Chair.
    Board members requiring an interpreter at the meeting shall inform the Chair 14 (fourteen) days in advance of the meeting.
    e) Voting in Meetings
    All decisions require a simple majority of the votes cast by the Board Members present. In the case of an equality of votes the Chair shall have a second or casting vote.
    Voting at meetings of the Board shall generally be by open declaration of voting intention such as show of hands by those physically present or visible via video conferencing, but a secret ballot may be held at the request of any member. The votes of individual Board members on specific decisions shall remain confidential, except that upon request a Board member who disagrees with the outcome of a vote may have his/her name noted in the minutes as a dissenting voter.
    The Chair of a meeting shall ensure that votes are counted and recorded, including proxy votes.
    Only in the instance of the election of officers of the Board (Chair, Vice-Chair, Treasurer), the Board members who are absent or intend to be absent from the meeting at the time of the vote may appoint another Board member in written form as a proxy for their vote at the Board meeting. Each Board member may hold one proxy vote in addition to his/her own vote. Proxy votes shall be submitted to the Chair of the Board in advance of the meeting or under the opening items of business.
    f) Board Decisions outside of Meetings by Electronic Means
    Outside of meetings, decisions of the Board may be taken by electronic means (e-mail) on issues which do not require a discussion in person, provided that no Board member immediately objects to this procedure.
    Immediately in this case means within 2 (two) working days (at least 48 hours) after the proposal has been sent to all Board members.
    Proposed Board resolutions to be decided by e-mail shall normally be sent to the Board members by the Chair (or by the Vice-Chair when the Chair is absent or when the position of the Chair is vacant). The call for a vote must clearly indicate all information required for a vote and the resolution must allow for a yes (in favor) or no vote (not in favor) only. In the case of an election by electronic means of more than one member to the Board or to one or more committees, Board members shall vote separately for each proposed position.
    Voting shall be by simple majority of votes of the Board members, subject to a valid quorum as provided in 8.d)above having participated in the electronic vote within a period of 14 (fourteen) days since the call for a vote. Not voting shall not count toward quorum.
    All Board decisions taken outside of physical or virtual Board meetings by electronic means (e-mail) shall be recorded in the minutes of the next Board meeting in a separate section indicating the date the proposal was sent to the Board members, stating that no Board member immediately objected to the written procedure and demonstrating that a valid quorum for the decision(s) taken by e-mail was indeed met.
    g) Conflicts of Interest
    Board members must declare to the Board , prior to any discussion, any matter in which they have, directly or indirectly, an interest or duty which is material and which conflicts
    or may conflict with the interests of the Company or its affiliates or the interests of the Fairtrade System.
    A conflict of interest exists directly, for example, when the Board member or her/his immediate family or spouse has a direct financial interest in the content or outcome of the discussion with effects during or after her/ his term as a Board member.
    The Board may, by majority vote, request the Board member to withdraw from discussion and/or to abstain from voting on the business concerned. The affected Board member shall not participate in the initial vote. Withdrawing from discussion means leaving the meeting room.
    h) Written Resolutions
    If the Board intends to pass a written resolution, all members of the Board must be duly invited to participate in a written vote and such resolution shall require a document containing a statement whether the Board member is in favor of the resolution set out in the document. The wording of the proposed resolution shall only allow for a “yes” or “no” answer. The resolution is passed at the time at which the document was signed by a majority of the Board members, except where, according to the Constitution, a qualified majority is required.
    9. Compensation and Remuneration
    a) Directors shall serve without remuneration but may be reimbursed for all reasonable expenses involved in participating in meetings and other activities in direct connection with their responsibilities as a Director.
    b) Nothing shall prevent the payment in good faith of reasonable and proper remuneration to any officer or servant of the Company.
    c) The Company will hereby pay any travelling, accommodation and other expenses properly incurred by the Directors in connection with:
    i. Meeting Directors or Committees of the Board
    ii. Assemblies
    iii. Separate meeting of holders of debentures of the Company
    iv. The performance of their responsibilities and the exercise of their powers in relation to the Company.
    10. Review and Arbiter of the Board Rules of Procedure
    a) The Board will review these Board Rules of Procedure every so often and as required to ensure it remains consistent with the Board’s objectives and responsibilities. Equally, the Board shall ensure that the Board’s Committees review their respective Terms of Reference on the same basis.
    b) The Chair of the Board will be the arbiter for interpretation and/or clarification of these Board Rules of Procedure. Omissions should also be brought to the attention of the Chair.
    11. Constitution to Prevail
    Should there be any discrepancy between any provisions in these Rules of Procedure and the Constitution, the latter shall prevail.
    Approved by the Board of Fairtrade Africa (FTA)
    Signed …………………………………………. Date: …………………………………………..
    (Board Chair)

    03/04/2019 12:23
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    1. Introduction
    Le présent règlement intérieur du Conseil d'administration définit les pouvoirs, les rôles et les responsabilités des membres du Conseil d'administration (" Conseil " et chacun de ces membres un " Administrateur "), la composition et les principes directeurs pour le bon fonctionnement et la gestion du Conseil de Commerce Equitable Afrique Limited (" FTA " ou " la Société ").
    Le présent règlement intérieur doit être lu conjointement avec les statuts de la Société (les " Statuts ") dont le Conseil tire son autorité et ses pouvoirs.
    2. Gouvernance d'entreprise
    Chacun des administrateurs devra s'engager pleinement à respecter des exigences et normes élevées en matière de gouvernance d'entreprise, ce qui comprend, entre autres, l'adoption des principes suivants :
    - respecter les dispositions des Statuts et les résolutions adoptées par les assemblées générales (" Assemblées Générales ") de la Société et les résolutions adoptées par l'assemblée générale et/ou le Conseil d'Administration de Fairtrade International (l'" Association "), le cas échéant pour la Société ;
    - respecter des normes et principes élevés de comportement éthique et moral, y compris, sans s'y limiter, ceux qui sont énoncés de temps à autre dans le Code d'organisation du commerce équitable applicable dans l'ensemble du système du commerce équitable ;
    - agir dans l'intérêt des parties prenantes, en particulier des producteurs africains certifiés en commerce équitable (les " Producteurs ", ce terme incluant, sans limitation, les travailleurs et les mineurs), et les reconnaître de plein droit ;
    - s'assurer que la Société agit en entreprise citoyenne ;
    - divulguer des renseignements exacts, adéquats et opportuns afin de permettre aux intervenants de prendre des décisions éclairées ;
    - assurer la divulgation de toutes les questions relatives à la gouvernance d'entreprise.
    3. Structure et composition du conseil d'administration
    3.1 Structure
    a) La Commission est un lien entre les producteurs et la Société. La Société devrait être dirigée par un Conseil d'administration efficace, capable d'offrir une orientation stratégique, de la diriger et de la contrôler, enfin de rendre des comptes aux producteurs et aux intervenants.
    b) La Commission se compose en tout temps de :
    i. 4 (quatre) Administrateurs élus lors de l'Assemblée Générale Annuelle de la Société, suivant le processus défini par le Comité des Nominations de la Société (" CN "). Chacun de ces quatre (4) Directeurs sera élu par l'Assemblée Générale parmi les quatre (4) Directeurs suivants
    des candidats issus de chacun des quatre (4) congrès régionaux des producteurs (chacun étant un " congrès "), c'est-à-dire un (1) directeur élu pour chaque congrès ;
    ii. 3 (trois) administrateurs indépendants qui possèdent des connaissances, des compétences ou de l'expérience pertinentes aux activités de la Société. Ils sont nommés par l'Assemblée générale parmi les candidats examinés par le Conseil national.
    iii. 1 (un) des Directeurs selon i.ou ii. ci-dessus sera nommé par le Conseil de la Société pour représenter la Société au Conseil de Fairtrade International.
    iv. Au moins un (1) des Directeurs selon i. ci-dessus représentera les travailleurs employés par des organisations de producteurs de main-d'œuvre salariée certifiées par FLO.
    v. Au moins un (1) des administrateurs mentionnés au point i. ci-dessus doit représenter des organisations de petits producteurs certifiées.
    c) Lors de l'Assemblée générale, tous les premiers administrateurs démissionneront mais pourront être réélus s'ils sont nommés par un Congrès.
    d) Les administrateurs doivent se prévaloir des compétences exigées d'un administrateur, y compris, mais sans s'y limiter, les qualifications scolaires, l'expérience professionnelle et les qualités personnelles (telles que définies dans les termes de référence du CN), et les mettre à la disposition des congrès.
    e) Le nombre total maximal d'administrateurs ne doit pas dépasser 7 (sept), étant entendu que la Société peut de temps à autre, par résolution spéciale, augmenter ou réduire le nombre d'administrateurs et peut également déterminer les procédures de nomination, de retraite et de rotation des administrateurs.
    f) Au sein du Conseil, aucun sexe ne dépassera les 2/3 (deux tiers).
    g) Le Conseil élit son propre président parmi ses membres.
    3.2 Mode d'occupation
    a) Sous réserve de l'alinéa b) ci-dessous, les administrateurs sont élus pour un mandat de trois ans et peuvent exercer au maximum deux mandats successifs. Une personne qui a occupé le poste d'administrateur pendant six années consécutives doit se retirer pour une période d'au moins trois ans avant d'être rééligible.
    b) Afin d'assurer la continuité des travaux du Conseil, il y aura une rotation des membres du Conseil comme suit :
    i. Lors de la première Assemblée générale annuelle et de l'Assemblée générale annuelle qui se tiendra chaque année suivante, 1/3 (un tiers) des membres du Conseil d'administration pour le moment, ou, si leur nombre n'est pas un multiple de trois, le nombre le plus proche d'un tiers, se retirera de ses fonctions.
    ii. Les membres du Conseil d'administration dont le mandat prend fin sont ceux qui ont été en fonction le plus longtemps depuis leur dernière élection ou nomination. Entre membres d'ancienneté égale, les membres à mettre à la retraite sont, à défaut d'accord, tirés au sort parmi eux. La durée du mandat d'un membre est calculée à partir de sa dernière élection ou nomination. Un membre sortant du Conseil d'administration est rééligible à moins qu'il n'ait accompli la période maximale permise.
    iii. La Société peut, à l'assemblée à laquelle un membre du conseil d'administration prend sa retraite de la manière susmentionnée, combler le poste vacant en élisant une personne à cette fin et, à défaut, le membre sortant est réputé avoir été réélu ou nommé de nouveau s'il se présente pour réélection, à moins que, à cette assemblée, il soit expressément résolu de ne pas combler ce poste vacant ou qu'une résolution pour la réélection ou le renomination du membre ait été présentée à l'assemblée et perdue.
    4. Rôle du conseil d'administration
    Le Conseil est l'organe directeur de la Société et, à ce titre, il est responsable de l'orientation stratégique de la Société et, par l'intermédiaire du chef de la direction de la Société, de la gestion du Secrétariat.
    Le rôle principal du Conseil est d'élaborer des orientations et des objectifs à long terme pour la Société et son Secrétariat, conformément à la section 2. ci-dessus, sur la base de la mission de la Société et du Système de commerce équitable dans son ensemble, qui est de donner aux Producteurs les moyens de combattre la pauvreté, renforcer leur position et leur permettre de mieux contrôler leur vie, d'aider à connecter les Producteurs et consommateurs défavorisés et à promouvoir des conditions commerciales plus équitables et de développer et surveiller des stratégies et politiques pour atteindre ces objectifs à long terme.
    Bien que le Conseil soit responsable de toutes les questions relatives à la Société, il est également chargé d'appuyer et de superviser le DE qui gère le Secrétariat conformément à la section 7.d) ci-dessous, et de définir les rôles et responsabilités du DE. Toutefois, le Conseil conserve toujours l'autorité juridique suprême sur la gestion du Secrétariat.
    Dans l'exercice de son rôle, le Conseil doit agir en tout temps :
    a) en reconnaissance de sa responsabilité primordiale d'agir honnêtement, équitablement et conformément à la loi dans la réalisation des principaux objectifs de la Société tels qu'énoncés dans la Constitution, et de servir les intérêts de la Société, des Producteurs, des employés de la Société, des intervenants et du grand public ;
    b) d'une manière conçue pour créer et continuer à bâtir une organisation durable et prospère ;
    c) conformément aux devoirs et obligations que leur imposent la Constitution et la loi ; et
    d) avec intégrité et objectivité, conformément aux normes éthiques et autres normes établies dans les politiques de gouvernance d'entreprise et les codes de conduite de la Société et du Fairtrade System.
    5. Les responsabilités du conseil d'administration
    Les responsabilités du Conseil d'administration comprennent notamment :
    a) établir l'orientation, les stratégies et les objectifs financiers du Secrétariat de la Compagnie ;
    b) la supervision de tous les sous-comités établis et de tous les organismes nommés par le conseil (y compris le comité des finances et du risque de vérification, le comité de gouvernance, le comité des candidatures et le comité des ressources humaines et des appels) :
    c) la supervision et le suivi du Secrétariat, y compris ses systèmes de contrôle et de responsabilisation ;
    d) définir les rôles et les responsabilités du DE et superviser son rendement en assurant un recrutement, une nomination, une cessation d'emploi, une rémunération et une évaluation du rendement efficaces par rapport aux objectifs annuels convenus ;
    e) surveiller la conformité du DE et du Secrétariat aux exigences réglementaires et aux normes éthiques de la Société ;
    f) examiner et approuver les politiques internes, la stratégie et les objectifs de rendement de la direction du Secrétariat ;
    g) proposer à l'Assemblée Générale et suivre la mise en œuvre des politiques, de la stratégie et des objectifs de performance de la Société ;
    h) déterminer les risques auxquels la Société est exposée et prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que des systèmes appropriés de gestion des risques et de conformité et de contrôle internes sont en place pour gérer et, dans la mesure du possible, réduire l'incidence de ces risques ;
    i) établir les systèmes de gouvernance d'entreprise et de conformité légale de la Société et surveiller la conformité à ces systèmes ;
    j) superviser et surveiller les finances de la Société et l'élaboration des politiques financières afin d'assurer un financement adéquat de la Société pour atteindre ses objectifs ;
    k) la supervision de la stratégie globale de collecte de fonds de la Société ;
    l) approuver le budget du Secrétariat et surveiller les rapports financiers et autres afin que les résultats financiers soient présentés de façon appropriée et exacte en temps opportun, conformément à toutes les exigences légales et réglementaires ;
    m) prendre des décisions sur toute question qui dépasse les pouvoirs discrétionnaires ou les limites qui ont été délégués de temps à autre à la haute direction du Secrétariat ; et
    n) examiner de façon continue la planification de la relève du Conseil et du DE.
    Dans l'exercice de ses responsabilités et fonctions, le Conseil peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs à un Comité du Conseil (" Comité ") et/ou à d'autres personnes conformément à la Constitution.
    6. Comités du Conseil
    a) Le Conseil peut déléguer n'importe lequel de ses pouvoirs à un comité, chacun comprenant au moins un administrateur (à l'exception du président), à l'exception des comités techniques qui n'exigent pas l'inclusion d'un administrateur du Conseil, pourvu que le mandat soit clairement défini.
    et approuvé par le conseil et que les décisions du comité sont ratifiées par le conseil.
    Au minimum, le conseil d'administration doit établir :
    i. Comité des risques financiers et de vérification ;
    ii. Comité de gouvernance ;
    iii. Comité des mises en candidature ; et
    iv. Comité des ressources humaines et des appels.
    Une fois approuvé par le Conseil, le mandat officiel énonçant les objectifs, la portée et l'administration de chaque comité est réputé joint au présent règlement intérieur. Les pouvoirs et procédures de chaque comité sont régis par les statuts de la Société et le mandat du comité pertinent, tel qu'approuvé par le conseil. Tous les mandats des comités doivent être examinés par le conseil d'administration au moins tous les deux ans.
    b) Le conseil conserve la responsabilité de toutes les décisions des comités et peut imposer des conditions lorsqu'il délègue ses pouvoirs ; il peut révoquer ou modifier ces conditions ou déléguer ce pouvoir à son président en tout temps.
    c) Les comités doivent rendre compte de leurs activités et de leurs délibérations régulièrement et chaque fois que le conseil ou son président le leur demande.
    d) Les comités du conseil d'administration seront libres d'obtenir des conseils professionnels indépendants au besoin et d'inviter la haute direction des entités de la Société à leur fournir des conseils techniques au besoin.
    e) Chacun des comités du conseil doit entreprendre un examen annuel de ses objectifs et de ses activités. Les objectifs et les activités des comités sont également examinés par le conseil et par toute autre partie que le conseil juge appropriée.
    7. Rôles individuels
    a) Président
    Le conseil doit élire et nommer un président (" président ") parmi les administrateurs. Les responsabilités du président comprennent :
    i. Veiller à ce que, lorsque tous les membres du Conseil d'administration entrent en fonction, ils bénéficient d'une initiation appropriée couvrant la durée de leur mandat, leurs fonctions et leurs responsabilités ;
    ii. proposer et orienter l'ordre du jour et le déroulement de chaque réunion du Conseil, en convoquant ces réunions et en en assurant la présidence ;
    iii. veiller à ce que les processus décisionnels se déroulent de manière ordonnée, conformément à la Constitution et à la législation kenyane et aux autres lois applicables ;
    iv. s'assurer que toute proposition est clairement annoncée, consignée par écrit, que les votes sont comptés et que toutes les décisions sont consignées avec exactitude dans le procès-verbal ;
    v. inviter, le cas échéant, toute personne qui n'est pas administrateur (dans le cas des réunions du Conseil) ou toute autre personne qui n'est ni producteur ni administrateur (dans le cas des réunions du Conseil).
    Assemblées Générales) pour assister et prendre la parole lors d'une réunion du Conseil d'Administration ou d'une Assemblée Générale, respectivement ;
    vi. assurer un leadership approprié au Conseil dans l'exercice de ses fonctions ;
    vii. s'assurer que des processus et des procédures sont en place pour évaluer le rendement du conseil, de ses comités et des administrateurs ;
    viii. tenir un registre des conflits d'intérêts potentiels des administrateurs avec les activités de la Société ;
    ix. maintenir un dialogue régulier avec le DE ; et
    x. représenter la Société et le Conseil d'administration auprès du mouvement du Commerce Equitable au sens large, lors de manifestations officielles et devant le grand public.
    b) Vice-président
    Le Conseil peut élire et nommer un vice-président parmi ses membres. Le vice-président remplace le président en cas d'absence ou de vacance du poste de président, pour quelque raison que ce soit, jusqu'à ce que le conseil ait élu un nouveau président, y compris en assumant toutes les responsabilités décrites au point a) ci-dessus. Le vice-président du conseil d'administration peut, de temps à autre, assumer des responsabilités supplémentaires, tel que déterminé par le conseil d'administration. Le président peut, de temps à autre, déléguer des responsabilités précises du président au vice-président.
    c) Trésorier
    Le trésorier, en tant que membre du Conseil, est directement responsable des finances du Secrétariat et de la supervision des finances de la Société.
    Les responsabilités du trésorier comprennent :
    i. présider le comité des risques financiers et de vérification ;
    ii. superviser l'élaboration et l'observation des politiques et procédures financières du Secrétariat et des politiques et procédures financières de la Société ;
    iii. la responsabilité et l'obligation de rendre compte de la gestion et de l'information financière du Secrétariat et de la Société ;
    iv. tenir le Conseil régulièrement informé des principaux événements financiers, des tendances, des préoccupations et de l'évaluation de la santé financière ;
    v. s'assurer que les formulaires d'information financière requis sont remplis en temps opportun et les mettre à la disposition du Conseil ;
    vi. dans les cas où le Conseil d'administration est légalement représenté sur des questions financières, être l'un des deux membres signataires du Conseil d'administration ou avoir délégué ce pouvoir à un autre membre du Conseil.
    Si les postes de président et de vice-président, pour quelque raison que ce soit, deviennent vacants, le trésorier ou la trésorière assume les fonctions du président ou de la présidente jusqu'à ce que le conseil ait élu un nouveau président ou présidente.
    d) Directeur général (DE)
    Le directeur exécutif est responsable de l'administration du secrétariat dans le cadre de ses activités quotidiennes et soutient le conseil d'administration dans la gestion de la société. Il est responsable devant le conseil d'administration.
    Les responsabilités du directeur exécutif comprennent :
    i. Élaborer des plans d'affaires, des budgets et des stratégies à l'intention du conseil et, dans la mesure où le conseil l'approuve, mettre en œuvre ces plans, budgets et stratégies ainsi que les résolutions du conseil ;
    ii. la gestion de la Société conformément aux plans et politiques approuvés et aux résolutions prises par le Conseil ;
    iii. identifier et gérer les risques opérationnels sur une base quotidienne et, lorsque ces risques pourraient avoir un impact significatif sur la Société et/ou le Système de Commerce Equitable, formuler des stratégies de gestion de ces risques pour considération par le Comité des Risques Financiers et d'Audit et le Conseil ;
    iv. gérer les mécanismes actuels de communication de l'information financière et autres de la Société ainsi que ses systèmes de contrôle et de surveillance pour s'assurer que ces mécanismes et systèmes saisissent toute l'information importante pertinente en temps opportun et fonctionnent efficacement ;
    v. surveiller la conformité de l'organisation à toutes les lois et à tous les règlements pertinents ;
    vi. gérer la situation financière de la Société ;
    vii. assurer un leadership et une orientation appropriés au personnel du Secrétariat, y compris l'établissement de normes et l'évaluation du rendement ;
    viii. s'assurer que le conseil et ses divers comités reçoivent suffisamment d'information en temps opportun pour permettre au conseil et à ces comités d'assumer leurs responsabilités en matière de gouvernance ;
    ix. porter à l'attention du Conseil et de tout comité toutes les questions importantes affectant la Société ou le système du commerce équitable ; et
    x. représenter et promouvoir la Société et ses objectifs auprès du grand public.
    Le DE est autorisé à déléguer les pouvoirs qui lui sont conférés, s'il le juge approprié.
    e) Membres individuels du conseil d'administration
    Chaque membre du Conseil est responsable de la gouvernance globale de la Société dans le cadre du Conseil. Chaque membre du Conseil d'administration a une responsabilité individuelle envers le Conseil d'administration pour s'assurer que celui-ci s'acquitte de ses responsabilités. Chaque membre du Conseil d'administration est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux obligations suivantes :
    i. Faire preuve d'un soin et d'une diligence raisonnables dans l'exercice de ses fonctions ;
    ii. lorsqu'il prend des décisions en tant que membre du Conseil, il ou elle doit :
    le faire de bonne foi et dans un but approprié ;
    sans intérêt matériel dans l'objet de cette décision ;
    s'être informé de l'objet de la décision dans la mesure où il est raisonnablement jugé approprié de le faire ; et
    La décision est dans le meilleur intérêt de la Société et du Système de Commerce Equitable dans son ensemble ;
    iii. agir de bonne foi et agir honnêtement dans le meilleur intérêt de la Société avec le niveau de compétence et de soin attendu d'un membre du conseil d'administration d'un important organisme sans but lucratif ;
    iv. avoir une obligation fiduciaire principale envers la Société ;
    v. n'utilisera pas indûment sa position (ou l'information à laquelle il a été privilégié en raison de cette position) pour obtenir un avantage pour lui-même ou pour quelqu'un d'autre, ou pour causer un préjudice à la Société ou au Système du Commerce Equitable ;
    vi. a l'obligation fiduciaire de ne pas se placer dans une position où ses obligations envers la Société entrent en conflit avec d'autres obligations ou lorsqu'elles sont en conflit d'intérêts ;
    vii. empêchera, dans la mesure du possible, la Société de devenir insolvable et de déposer une demande d'insolvabilité au moment opportun ; et
    viii. maintenir une stricte confidentialité en ce qui concerne les informations qui lui sont fournies en rapport avec les affaires de la Société et du Système du Commerce Équitable, y compris les délibérations du Conseil. Ceci s'applique non seulement pendant la durée de la participation au Conseil d'administration, mais aussi après la fin de ce mandat. Cette obligation de non-divulgation couvre, à titre d'exemple, des questions telles que la connaissance des groupements d'agriculteurs, des négociants et des entreprises titulaires de licence, des contacts commerciaux et des politiques et procédures. Les membres du conseil d'administration ne peuvent divulguer ou utiliser pour une autre organisation ou pour le bénéfice d'une personne toute information confidentielle à laquelle ils ont accès dans l'exercice de leurs fonctions de membre du conseil. Tous les documents et dossiers sont la propriété de la Société et ne doivent pas être distribués à d'autres personnes.
    En plus de ces fonctions, les responsabilités d'un membre du conseil d'administration comprennent :
    ix. assister aux réunions du conseil ;
    x. se familiariser avec les questions relevant du Conseil, y compris les documents du Conseil, les contributions aux documents et aux réunions du Conseil et les questions qui se posent entre les réunions du Conseil, et fournir un point de vue en temps opportun à cet égard ;
    xi. apporter l'expertise, l'expérience et les compétences particulières de l'administrateur à la Société telles qu'identifiées lors de sa nomination ;
    xii. participer aux travaux des comités ad hoc et permanents selon les besoins et en fonction de l'expertise du membre du Conseil ;
    xiii. encourager et soutenir les autres membres du Conseil et le personnel de la Société ;
    xiv. organiser, organiser et assister à des événements pour les donateurs et à des activités publicitaires de la Société lorsqu'ils se trouvent à proximité du domicile du membre du conseil d'administration ou sont associés à une réunion du conseil d'administration ;
    xv. établir et maintenir des contacts importants au profit de la Société et du Système du Commerce Equitable dans les domaines d'activité et d'intérêt du membre du Conseil.
    f) Autonomie des membres du conseil d'administration
    Les personnes nommées au conseil servent la Société et ne sont pas des mandataires des producteurs ou de tout autre organisme qui (individuellement ou collectivement) les a proposés à l'élection au conseil.
    Le Conseil évalue ainsi chaque administrateur afin de déterminer s'il est en mesure d'agir de manière autonome, à l'abri de toute influence extérieure susceptible de compromettre l'indépendance de son jugement sur les affaires de la Société.
    Chaque membre du Conseil d'administration minimisera, dans la mesure du possible, la possibilité de tout conflit d'intérêts avec la Société en limitant l'implication dans d'autres activités susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts.
    Le conseil d'administration tiendra compte de toutes les circonstances, caractéristiques, intérêts et relations particuliers du membre en question et décidera s'il est en mesure d'agir de façon autonome, c'est-à-dire d'une manière indépendante de toute influence indue. Cette décision doit être prise au moment de la nomination du membre de la Commission et, par la suite, à tout autre moment où la Commission estime que les faits et les circonstances le justifient.
    Toute décision du conseil d'administration quant à savoir si un ensemble de circonstances permet à un membre du conseil d'administration d'agir de manière autonome, c'est-à-dire d'une manière indépendante de toute influence indue ou autre, est définitive et tous les membres du conseil d'administration respecteront cette décision.
    g) Secrétaire général
    Le Conseil d'administration veille à ce que la Société dispose toujours d'un secrétaire qualifié et compétent (" Secrétaire de la Société ") qui doit posséder les connaissances et l'expérience nécessaires pour s'acquitter des fonctions et responsabilités statutaires du poste et conseiller le Conseil. Le Secrétaire de la Société est membre de l'Institute of Certified Public Secretaries of Kenya.
    Le Secrétaire de la Société est nommé par le Conseil d'administration selon les termes et conditions de rémunération et autres que le Conseil d'administration juge appropriés. Le secrétaire de la Société est responsable devant le président du conseil.
    Le Secrétaire de la Société est chargé de faciliter les processus de gouvernement d'entreprise de la Société et de donner effet aux décisions du Conseil. Tous les membres du Conseil d'administration ont un droit d'accès au Secrétaire Général.
    Les responsabilités du secrétaire de la Société comprennent :
    i. tenir le registre des membres de la Société, donner un avis écrit de reconnaissance d'adhésion et recevoir les avis écrits de démission de l'adhésion ;
    ii. aviser par écrit les membres du Conseil avant une réunion du Conseil ou convoquer une réunion du Conseil, chaque fois qu'un membre du Conseil en fait la demande aux administrateurs ou au secrétaire de la Société ;
    iii. s'assurer que l'ordre du jour et les documents du Conseil sont préparés et envoyés aux membres du Conseil avant la réunion du Conseil ;
    iv. consigner, tenir à jour et distribuer les procès-verbaux de toutes les réunions du Conseil et de ses comités, au besoin ; tenir à jour un ensemble complet de documents du Conseil au Secrétariat ;
    v. assurer la préparation et la participation à toutes les Assemblées Générales annuelles et extraordinaires de la Société ;
    vi. l'enregistrement, la tenue et la distribution des procès-verbaux de toutes les Assemblées Générales de la Société ;
    vii. superviser le programme de conformité de la Société et s'assurer que toutes les obligations législatives de la Société sont respectées ;
    viii. veiller à ce que toutes les exigences des organismes de réglementation soient pleinement respectées ;
    ix. fournir des conseils sur les principes de gouvernance d'entreprise et la responsabilité des membres du conseil ;
    x. tenir à jour, mettre à jour et s'assurer que tous les membres du conseil disposent d'un exemplaire à jour des présentes règles de procédure du conseil et de la documentation connexe sur la gouvernance ;
    xi. tenir à jour la liste complète des délégations de pouvoirs ;
    xii. tout autre service dont le président ou le conseil peut avoir besoin.
    8. Réunions
    a) Fréquence des réunions
    Le Conseil se réunira au moins deux fois par année et pourra tenir d'autres réunions ou tenir des téléconférences au besoin ou au besoin. Il doit tenir au moins une (1) réunion physique par an. Le président, à la demande d'au moins la moitié des membres du Conseil, convoque une réunion extraordinaire du Conseil.
    Les comités se réunissent généralement sur une base trimestrielle, à moins qu'il n'en soit convenu autrement. Lorsque les réunions du conseil et des comités sont prévues pour le même mois, les réunions du comité doivent, dans la mesure du possible, précéder la réunion du conseil d'au moins une semaine afin de permettre la diffusion du procès-verbal de la réunion du comité avant celle du conseil.
    b) Avis de convocation et ordre du jour de la réunion
    Le DE, en consultation avec le président du conseil, établira une ébauche de l'ordre du jour de chaque réunion du conseil. Les membres du Conseil d'administration reçoivent un avis écrit concernant la date, le lieu et les questions générales à discuter (en particulier le projet d'ordre du jour) au moins[28 (vingt-huit)] jours avant la réunion prévue.
    Les administrateurs se concerteront avec le président du conseil pour inclure à l'ordre du jour les questions qu'il juge pertinentes et nécessaires pour être discutées lors d'une réunion du conseil, au besoin, y compris les demandes d'adoption de toute résolution.
    Le président propose l'ordre du jour de chaque réunion au moins 14 (quatorze) jours avant la réunion, en tenant compte de toute proposition de sujet de discussion ou de toute demande de résolution soumise par un membre du Conseil. Le DE veillera à ce que tous les membres du Conseil reçoivent toute l'information pertinente sur toutes les questions pertinentes avant la réunion, c'est-à-dire, si possible et si le temps le permet, au moins sept (7) jours avant la réunion.
    Le Conseil convient de l'ordre du jour de chaque réunion au début de celle-ci. Des points supplémentaires à l'ordre du jour peuvent être ajoutés à l'ordre du jour au début ou pendant la réunion, à condition qu'aucun membre du Conseil ne s'y oppose.
    c) Types de points à l'ordre du jour
    L'ordre du jour classe clairement les points de l'ordre du jour qui sont pour décision et qui sont pour information seulement. Les projets de résolution "pour décision" sont formulés de manière à permettre un vote par "oui" ou par "non". Dans le cas des points de l'ordre du jour "pour information", le Conseil ne prend normalement note ou ne remercie que des informations fournies, ou félicite pour une tâche ou un projet achevé, et ne prend donc aucune décision formelle sur ces points. Le Conseil peut toutefois décider de modifier la catégorie proposée au cours de ses délibérations. En outre, le Conseil peut "approuver" le commencement ou la poursuite des travaux sur un sujet spécifique qui a été soumis à l'approbation de l
    le Conseil "pour information", mais sans préjuger en aucune façon de sa décision finale en la matière à un stade ultérieur.
    d) Déroulement de la réunion
    Le président agira à titre de président de chaque réunion du conseil d'administration. Les membres du Conseil élisent l'un des membres du Conseil présents pour agir à titre de président lorsqu'un président ou un vice-président n'a pas été nommé par le Conseil ou si le président ou le vice-président n'est pas présent dans les 20 minutes suivant l'heure fixée pour la tenue de la réunion ou ne souhaite pas présider la réunion.
    Pour qu'une résolution du Conseil soit valide, le quorum des membres du Conseil doit être atteint tel que déterminé par la Constitution, qui, conformément à la Partie 2, Article 13 de la Constitution, comprend au moins la moitié du nombre d'administrateurs en fonction au moment de la réunion. (Si le nombre total d'administrateurs n'est pas pair, le quorum requis sera arrondi au nombre entier supérieur.
    Les réunions peuvent se tenir à l'aide de toute technologie permettant à chaque membre du Conseil de communiquer avec les autres membres du Conseil.
    Il incombe au président du conseil de veiller au bon déroulement des réunions du conseil. Le président peut déléguer des points précis de l'ordre du jour à un autre membre du Conseil.
    Outre l'exercice des pouvoirs qui lui sont conférés par les Statuts et par les autres dispositions du présent Règlement intérieur, le Président ouvre et clôt chaque séance du Conseil. Il dirige les débats, veille au respect du présent Règlement intérieur, donne la parole, met les résolutions aux voix en répétant le texte de la résolution et annonce les décisions en indiquant le nombre de voix pour, contre et abstentions. Il statue sur les motions d'ordre et, sous réserve des dispositions du présent règlement intérieur, règle les débats et maintient l'ordre.
    Avant la fin de chaque réunion, le président propose de fixer la prochaine réunion. La présidence donne la parole aux orateurs dans l'ordre dans lequel ils ont manifesté le désir de parler.
    Pour la commodité du débat, le Président peut limiter le temps de parole de chaque orateur. Le consentement du président doit être obtenu chaque fois qu'un observateur désire prendre la parole devant le Conseil.
    La langue de travail du Conseil est l'anglais. Le Conseil peut accepter ou produire des documents dans d'autres langues lorsque la loi l'exige ou lorsque le président le juge possible et nécessaire.
    Les membres de la Commission qui ont besoin d'un interprète à la réunion doivent en informer le président 14 (quatorze) jours avant la réunion.
    e) Vote aux assemblées
    Toutes les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées par les membres du Conseil présents. En cas d'égalité des voix, le président a une deuxième voix ou voix prépondérante.
    Le vote aux réunions du conseil d'administration se fait généralement par déclaration ouverte d'intention de vote, par exemple à main levée par les personnes physiquement présentes ou visibles par vidéoconférence, mais un scrutin secret peut être tenu à la demande de tout membre. Les votes des membres du Conseil sur des décisions particulières demeurent confidentiels, sauf que, sur demande, un membre du Conseil qui n'est pas d'accord avec le résultat d'un vote peut voir son nom inscrit au procès-verbal à titre de votant dissident.
    Le président d'une réunion doit s'assurer que les votes sont comptés et enregistrés, y compris les votes par procuration.
    Ce n'est que dans le cas de l'élection des dirigeants du Conseil (président, vice-président, trésorier) que les membres du Conseil qui sont absents ou ont l'intention de s'absenter de la réunion au moment du vote peuvent nommer un autre membre du Conseil sous forme écrite comme mandataire pour leur vote à la réunion du Conseil. Chaque membre du Conseil peut disposer d'une voix par procuration en plus de sa propre voix. Les votes par procuration doivent être soumis au président du conseil d'administration avant la réunion ou dans le cadre des points à l'ordre du jour d'ouverture.
    f) Décisions du conseil d'administration en dehors des réunions par voie électronique
    En dehors des réunions, les décisions du Conseil peuvent être prises par voie électronique (courrier électronique) sur des questions qui ne nécessitent pas de discussion en personne, à condition qu'aucun membre du Conseil ne s'oppose immédiatement à cette procédure.
    Immédiatement dans ce cas signifie dans les 2 (deux) jours ouvrables (au moins 48 heures) après que la proposition a été envoyée à tous les membres du Conseil.
    Les propositions de résolutions du conseil d'administration à décider par courrier électronique sont normalement envoyées aux membres du conseil d'administration par le président (ou par le vice-président lorsque le président est absent ou lorsque le poste de président est vacant). La demande de vote doit indiquer clairement tous les renseignements requis pour un vote et la résolution doit permettre un vote oui (en faveur) ou non (non en faveur) seulement. Dans le cas d'une élection par voie électronique de plus d'un membre au conseil ou à un ou plusieurs comités, les membres du conseil votent séparément pour chaque poste proposé.
    Le vote se fait à la majorité simple des voix des membres du Conseil, sous réserve d'un quorum valide tel que prévu à l'alinéa 8.d) ci-dessus, ayant participé au vote électronique dans un délai de 14 (quatorze) jours suivant l'appel au vote. Le fait de ne pas voter n'est pas pris en compte dans le calcul du quorum.
    Toutes les décisions du Conseil prises en dehors des réunions physiques ou virtuelles du Conseil par voie électronique (courrier électronique) sont consignées dans le procès-verbal de la réunion suivante du Conseil dans une section distincte indiquant la date à laquelle la proposition a été envoyée aux membres du Conseil, indiquant qu'aucun membre du Conseil ne s'est immédiatement opposé à la procédure écrite et démontrant que le quorum nécessaire pour prendre une ou plusieurs décisions par courriel était effectivement atteint.
    g) Conflits d'intérêts
    Les membres du Conseil doivent déclarer au Conseil, avant toute discussion, toute question dans laquelle ils ont, directement ou indirectement, un intérêt ou un devoir qui est important et qui est en conflit d'intérêts.
    ou peut entrer en conflit avec les intérêts de la Société ou de ses sociétés affiliées ou avec les intérêts du système du commerce équitable.
    Un conflit d'intérêts existe directement, par exemple, lorsque le membre de la Commission ou sa famille immédiate ou son conjoint a un intérêt financier direct dans le contenu ou le résultat de la discussion, avec des effets pendant ou après son mandat de membre de la Commission.
    Le Conseil peut, par un vote à la majorité, demander au membre du Conseil de se retirer de la discussion et/ou de s'abstenir de voter sur l'affaire concernée. Le membre du Conseil d'administration concerné ne participe pas au vote initial. Se retirer de la discussion signifie quitter la salle de réunion.
    h) Résolutions écrites
    Si le Conseil a l'intention d'adopter une résolution écrite, tous les membres du Conseil doivent être dûment invités à participer à un vote écrit et cette résolution doit être accompagnée d'un document indiquant si le membre du Conseil est en faveur de la résolution énoncée dans le document. Le libellé de la résolution proposée ne doit permettre qu'une réponse "oui" ou "non". La résolution est adoptée au moment de la signature du document par la majorité des membres du Conseil, sauf lorsque, selon les statuts, une majorité qualifiée est requise.
    9. Rémunération et rémunération
    a) Les administrateurs ne sont pas rémunérés, mais peuvent être remboursés de toutes les dépenses raisonnables engagées pour participer à des réunions et à d'autres activités en rapport direct avec leurs responsabilités en tant qu'administrateurs.
    b) Rien n'empêche le paiement de bonne foi d'une rémunération raisonnable et appropriée à tout dirigeant ou préposé de la Compagnie.
    c) La Société paiera par les présentes tous les frais de déplacement, d'hébergement et autres frais dûment engagés par les administrateurs relativement à :
    i. Réunion des administrateurs ou des comités du conseil d'administration
    ii. Assemblages
    iii. Assemblée distincte des porteurs de débentures de la Société
    iv. L'exercice de leurs responsabilités et de leurs pouvoirs à l'égard de la Société.
    10. Révision et arbitrage des règles de procédure de la Commission
    a) Le Conseil révisera les présentes règles de procédure de temps à autre et au besoin pour s'assurer qu'elles demeurent conformes aux objectifs et aux responsabilités du Conseil. De même, le Conseil doit s'assurer que les comités du Conseil examinent leur mandat respectif sur la même base.
    b) Le président du Conseil sera l'arbitre pour l'interprétation et/ou la clarification des présentes règles de procédure du Conseil. Les omissions doivent également être portées à l'attention du Président.
    11. Prédominance de la Constitution
    En cas de divergence entre les dispositions du présent règlement intérieur et celles de la Constitution, ces dernières prévalent.
    Approuvé par le Conseil d'Administration de Fairtrade Africa (FTA)
    Signature ............................................................. Date : ...............................................................
    (Président du conseil d'administration)
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    04/04/2019 08:35

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